Descubre 3 secretos que debes conocer para que tu próxima convención de ventas sea exitosa

Introducción

¿Planeando tu próxima convención, conferencia, charla o espacio de formación para el equipo de ventas?
Estos encuentros son ideales para actualizar y dotar a tus vendedores con el conocimiento, información, técnicas y herramientas que necesitan para mejorar sus ventas.

Descubre qué debes tener en cuenta y tres secretos muy valiosos que te ayudarán para que tu próximo encuentro comercial sea todo un éxito.

Mes nuevo, presupuesto nuevo. Año nuevo, presupuesto nuevo. Lanzamiento nuevo, reto nuevo. Esta es la adrenalina a la que empresas y equipos comerciales nos enfrentamos cada día. 

Es genial cuando acabando el mes cumpliste con la meta. Simplemente terminas el día feliz y duermes como nunca luego de esas cuatro semanas. Pero al siguiente día, despiertas y hay un nuevo presupuesto para alcanzar. 

Estas situaciones hacen que mantener la motivación y en forma las habilidades del equipo de ventas para contar con la actitud, energía y técnicas que necesitan para lograr los retos, sea una prioridad para muchas empresas. Esto hace que estén constantemente repensando y generando espacios de formación para hacerlo posible, porque es un hecho, la preparación de los vendedores les da estructura, conocimiento y confianza lo que impacta de manera muy positiva al momento de estar con un cliente.

Llevo más de 20 años en ventas, 6 de ellos liderando vendedores y 8 entrenando equipos comerciales para diferentes compañías. Durante este tiempo he tenido la oportunidad de estar en muchas convenciones de ventas como organizadora o conferencista invitada y mi conclusión es: para llevar a cabo un encuentro comercial efectivo y exitoso se requiere de logística, planeación y creatividad.

Hablemos entonces de esos espacios de formación que tu cómo líder debes generar o planear y cómo hacer que el próximo evento sea diferente, mejorado y muy efectivo.

1. Planea para un éxito asegurado

Planear tu próximo evento te permitirá garantizar que cuentas con todo lo necesario y que estás al tanto de hasta el más mínimo detalle antes, durante y después del gran día, esta es una muy buena práctica  para asegurar el éxito. 

Veamos que debes tener en cuenta cuando estes preparando este espacio.

1.1 Checklist para una convención o evento comercial exitoso.

Hay muchas variables en juego que debes definir para ese gran día, veamos las principales:

1. Define el objetivo del encuentro. Lo que se busca en este encuentro comercial es actualizar y dotar a los asistentes con la información, técnicas, herramientas y estrategias que necesitan para mejorar los resultados y lograr las metas establecidas.

Por lo tanto, definir qué se quiere lograr con los participantes en ese espacio para luego pensar en cómo hacerlo, le dará un norte claro a tu evento y será muy útil en la respuesta de los puntos siguientes, entre ellos: temas e invitados. 

2. Arma un equipo poderoso. La unión hace la fuerza y en este evento sí que la vas a necesitar porque hay mucho para crear, definir y hacer. Así que armar un equipo Pro Convención, por ejemplo, te será de gran ayuda. 

Su misión será participar en la planeación y creación del evento, en la dirección y apoyo durante y posterior al gran encuentro. (Básicamente. definir y materializar los puntos siguientes).

Como recomendación en este punto, acordar una reunión semanal para hacer seguimiento a los avances es una buena práctica que te ayudará para alinear, repartir las responsabilidades y llevar el control de todo. 

De este equipo suelen hacer parte: el director comercial y de mercadeo, uno o dos jefes de ventas, uno o dos representantes del área de talento humano o formación y un comunicador, publicista o agencia.

3. Define en qué formato harás el evento. Años atrás los espacios de formación solo se podían concebir de manera presencial, gracias a la tecnología hoy existen diferentes alternativas para llevar a cabo tu evento. 

Ya sea virtual, presencial o híbrido debes tener en cuenta: dónde están ubicados los participantes, qué formato podrían disfrutar más: virtual o presencial y los costos de una u otra versión.

Hay empresas que son muy activas en la generación de espacios de formación para sus vendedores y que fácilmente cada mes tienen una actividad de este tipo, así que por costos, en este caso es recomendable alternar el tipo de formato intercalando entre encuentros remotos y otros presenciales porque estos últimos implican costos y logística adicionales como hospedaje, movilización, alimentación y ayudas audiovisuales.

Personalmente considero que cada formato tiene su encanto, pero es un hecho que el impacto que se logra en el encuentro presencial no tiene comparación, por lo tanto mi sugerencia es que tengas como mínimo al año un gran evento comercial de manera presencial.

4. Planea el orden del día. Uno de los puntos críticos es cuánto va a durar el evento: horas o días. Este factor es determinante para el resto de la logística porque tiene directa implicación en los costos y programación.

Si estás pensando que sea presencial, mi recomendación es que la duración sea de mínimo un día para aprovechar que todos están juntos. El máximo de días si es muy particular de cada empresa porque suelen combinar la agenda con otras actividades corporativas. Pero si hablamos de la parte de formación académica en ventas y negociación pienso que una buena intensidad es de máximo tres días.

Si el formato es virtual, el estar conectados en una pantalla puede ser más retador para nuestros vendedores porque son de naturaleza dispersa, en este caso lo sugerido son encuentros de máximo dos, tres o cuatro horas con un break en el medio de la jornada cuando se superen los 120 minutos.

Piensa que más que la cantidad de horas y temas, lo importante es que diseñes un espacio que cuente con el tiempo suficiente para entregar a tu equipo los recursos y temas necesarios para cumplir sus objetivos con la intensidad y profundidad adecuada. 

Programar jornadas de trabajo que se intercalen con pausas, descansos y otras actividades que rompan con los espacios informativos y de academia ayuda a mantener al equipo conectado y con la energía arriba.

5. Elige la fecha, hora y  lugar. Según el número de personas que asistirán, elige un lugar cómodo y agradable, preferiblemente en un espacio diferente a las instalaciones de la empresa en caso de los encuentros presenciales para romper con la cotidianidad.

Los criterios para elegir la fecha se definen más por la necesidad de la empresa. En cuanto a las fechas más apetecidas para las convenciones de ventas suelen ser los dos últimos o dos primeros meses del año porque son ideales para socializar los resultados de cierre y los retos para el período que inicia. 

Si elegiste la versión virtual, asegúrate de usar una plataforma amigable para tu equipo que permita realizar actividades en vivo e interactuar entre participantes.

2. Temas e invitados taquilleros

Las actividades, los temas y voceros pueden marcar la diferencia en tu convención porque son los que conectarán personas con intereses.

Para esto piensa, ¿Qué habilidades o conocimientos necesitan desarrollar o reforzar en el equipo? ¿Qué nuevos conocimientos y herramientas necesitan aprender para ser más efectivos?

Teniendo clara esta información, saca una lista de los temas y actividades que vas a poner en el orden día y empieza a identificar posibles invitados para abordar cada uno de ellos. Si necesitas un poco de inspiración, tengo un artículo donde te hablo de algunos de los temas más taquilleros para convenciones de ventas, lo encuentras en mi blog.

Apóyate de los recursos internos, muchas veces en las empresas tienen inhouse expertos en los temas que se deben reforzar, lo que funciona muy bien porque pueden inspirar a los participantes al ver que un colega ya lo puso en práctica y le mostró como hacerlo.  

Otro tip poderoso es incluir en la agenda nuevas caras y voces porque le da un matiz diferente a estos espacios y permite refrescar el escenario con nuevas formas de ver y hacer las cosas. Elige muy bien tus invitados, es esencial que sean coherentes con la esencia de la marca, que se presten para adaptar su intervención a la realidad de tu empresa, que cuenten con experiencia en el tema y que tengan la fuerza y magnetismo necesario para cautivar la audiencia y generar credibilidad. 

Procura que cada intervención tengan una duración de máximo 2 horas y que incluya prácticas, ejemplos y casos de éxito esto hace que la audiencia se identifique y se involucre más en el espacio. 

3. Da de que hablar aún después del evento: Planea un cierre memorable

Busca la manera de que el gran día sea recordado en el tiempo y que todos esperen con ansias el próximo encuentro. 

Recomendaciones para un cierre memorable:

• Dale identidad a tu evento: Apóyate del área de mercadeo y crea una imagen para este encuentro comercial. Personaliza diferentes escenarios y espacios con esta imagen:  la plantilla para la presentación de los expositores, pendones, impresión de souvenirs entre otros.

• Garantiza que quede material de apoyo posterior a cada sesión. Por ejemplo, talleres, casos, memorias de las charlas o similares, muchos participantes aman este insumo.

• Si tienes presupuesto para branding, úsalo: Nada mejor que de regreso a la realidad y ver en los puestos de trabajo material de la convención de ventas como libretas, vasos, souvenir marcados, porque esto genera recordación y hace que otros colaboradores pregunten por el evento haciendo sentir a tus vendedores importantes al ser un evento exclusivo, esto lo hace más deseable.

• Organiza un evento de cierre: Todo gran evento, tiene una clausura memorable, así que piensa como cerrar con broche de oro. La creatividad aquí no tiene límites, piensa con tu equipo qué hacer en la gran noche de cierre pues esta se convierte en un momento de reconocimiento y acercamiento sin tanto matiz laboral que definitivamente conecta con las personas.  

Para concluir, después de leer este artículo puedes darte cuenta de que tienes mucho de lo necesario para preparar tu convención de ventas exitosa y memorable. Ahora solo debes planear, apostarle a la creatividad, recursividad y elegir la fecha del gran día.

QUIERO APRENDER LAS TÉCNICAS NECESARIAS QUE ME PERMITAN TENER ÉXITO EN MI PRÓXIMA CONVENCIÓN DE VENTAS 

CLAUDIA RUIZ HENAO:

Consultora Senior, entrenadora de equipos comerciales y conferencista internacional con más de 20 años de experiencia.

Especializada en la formación y desarrollo de las habilidades digitales, técnicas de negociación y prospección comercial que requieren los equipos comerciales para lograr sus metas.

Autora de los cursos online Televentas Efectivas y Experiencias Memorables para fidelizar clientes. Speaker internacional en temas de ventas y negociación.

Co autora del libro “Entrenamiento para vendedores” cuarta edición y “Guia del entrenador” quinta edición.

Speaker internacional en temas de ventas y negociación.

CEO de Escuela de Ventas Claudia Ruiz

Co fundadora de Titanes de las Ventas

Miembro senior en ALAVEPRO (Asociación latinoamericana de vendedores) y Cx latam (Customer Experience Latam)